Photobooth au mariage : préparer une fiche de coordination pour la réception
Qui accueille le prestataire, qui annonce le coin photo et qui sera présent à la reprise ? Pour intégrer le photobooth à votre mariage, préparez une fiche de coordination courte avec les personnes concernées. Elle complète votre programme et aide à éviter les informations contradictoires le jour de la réception.
Nommer une personne de contact sur place
Choisissez une personne qui connaîtra les accès et le déroulement de la réception : responsable de salle, organisateur ou proche disponible. Vérifiez qu’elle accepte ce rôle et qu’elle pourra être jointe au moment de l’installation. Évitez de lui confier une mission incompatible au même moment.
Partagez ses coordonnées avec le prestataire avec son accord. Cette personne facilite l’accueil et les échanges ; elle n’a pas à déplacer, brancher ou réparer la borne elle-même.
Utiliser quatre repères plutôt qu’un horaire copié
Il n’existe pas un programme identique pour tous les mariages. Renseignez quatre repères à partir de votre propre réception : l’accès pour la livraison, le moment où la borne doit être prête, une annonce éventuelle aux invités et l’accès pour la reprise.
Avant l’arrivée des invités : qui ouvre et quel accès utilise la livraison ?
Avant l’ouverture du coin photo : qui confirme que l’installation est terminée ?
Au moment choisi pour l’annonce : qui parle et qui vérifie qu’aucun discours n’est en cours ?
À la reprise : qui reste disponible et jusqu’à quelle heure la salle est accessible ?
Les horaires de livraison et de reprise doivent être convenus avec le prestataire. Ne les déduisez pas simplement de l’heure du repas ou de la fermeture annoncée aux invités.
Préparer une seule annonce courte
La personne au micro peut indiquer où se trouve le photobooth et rappeler le principe du livre d’or si vous en prévoyez un. Convenez du moment de cette annonce avec la personne qui coordonne les discours et le service. Elle peut se faire à une transition du programme, sans interrompre un temps fort.
Un proche peut lancer la première photo de groupe. Il n’est pas nécessaire de multiplier les rappels ni d’imposer des passages à tous les invités. Laissez les personnes participer à leur rythme.
Prévoir le changement de salle ou l’imprévu
Si le cocktail et le repas ont lieu dans deux espaces différents, faites confirmer dès la réservation l’emplacement retenu et les conditions d’utilisation. Un déplacement de la borne pendant la réception ne doit pas être improvisé par les invités.
En cas de retard du programme ou de changement de lieu, la personne de contact prévient le prestataire selon les modalités convenues. Gardez accessibles les consignes et le contact d’assistance communiqués. Une assistance technique téléphonique ne signifie pas la présence permanente d’un animateur sur place.
Votre fiche de coordination en six lignes
Personne de contact et moyen de la joindre.
Accès de livraison et horaire convenu.
Emplacement validé et moment où la borne doit être prête.
Personne chargée de l’annonce et moment prévu.
Consigne en cas de changement et contact d’assistance.
Accès de reprise et personne disponible sur place.
Relisez cette fiche avec la salle et le prestataire avant le mariage. Ne promettez pas un horaire de livraison à un autre intervenant tant qu’il n’a pas été confirmé.
Préparer votre demande dans votre région
Pour une réception à Montreux, Vevey ou Lausanne, indiquez la date, le lieu et les principaux repères du programme. Mon Selfie Box assure l’installation et la reprise ; les frais de déplacement figurent dans le devis.
Découvrez nos bornes photo, consultez les forfaits, puis contactez-nous pour préparer votre réception. La fiche servira ensuite de repère aux personnes qui vous accompagnent.
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